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超全面的物料編碼原則,進來劃重點!

發布日期:2020-07-10 瀏覽次數:

導讀:結合企業信息系統支持的水平,將過去手工編碼與現代化信息系統共享結合并做到揚長避短,幫助用戶快速查詢、檢索、錄入,易讀,易記和易識別是我們物料編碼的基準。


物料編碼的用途:


識別唯一性,信息溝通與交流的標準語言;


提高物料計劃、控制及倉儲收、發、存等管理效率;


快速查詢、檢索、錄入、排序、易讀,易記和易識別等輔助需求;


結合企業信息系統支持的水平,將過去手工編碼與現代化信息系統共享結合并做到揚長避短,幫助用戶快速查詢、檢索、錄入,易讀,易記和易識別是我們物料編碼的基準。


一、考慮物品分類需求。 


根據企業物料數據級別,分別針對成品與原材料制定相應的編碼規則,如大、中、小三級分類(具體使用幾級,每級幾位容量據企業物料特征分析),再輔之以流水號,一般常規企業都夠用了! 


Eg,以大、中、小三級分類為例,其中大類在1位數(10以內),中、小類根據情況可又是一位或二位(100以內),流水號5位,即支持企業最多十萬個分類,每個小類十萬的物料編碼容量,一般常規企業綽綽有余了!在應用中,一般企業員工一周內即可對企業分類熟記于心,當員工在錄入或查詢時通過輸入前面幾位分類代碼,再加上一個通配符即可快速定位目標物料;編碼原則如此設計,可以最大限度的滿足用戶查詢、快速錄入的需要。提高工作效率50%以上。


信息系統還有一個特點,就是能做到信息一次錄入,平臺與協作團隊共享,對于企業原來在手工編碼中積累起來的編碼規范,可以加以利用,如規范物品規格、目錄冊項或者描述規定,并記入信息系統,既滿足了編碼與規則修撰的頻次與工作量,也提高工作效率。


二、應考慮可擴展性的需要。 


編碼原則的制定應能考慮公司5-10年內物料的變化趨勢。并且要對不同的情況留有一定的余地。例如貼片物料的封裝,現在主要用的是0805,0603,可能以后會逐漸使用0402和0201的,那么在編碼原則中應當為這些物料留出余地。


三、多少有別,巧用“其他”分類。 


在考慮到物料的分類過程中,有時候一個小類只有一個物料,甚至一個大類都只有一個物料,針對這種情況,若給其一個大類或小類編碼的話,給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們在編碼時,沒有必要為這種罕見的物料進行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起,用其他類來表示。 


一方面,可以減輕用戶記憶的壓力,畢竟要記住這些意義不大的字符,有點困難;另一方面,由于其物料比較少,而且不經常用,把他們歸為一類,不會影響用戶的查詢效果。 


利用其他分類,就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業若在物料編碼時,給每個種類的物料都編一個其他的分類,則,把一些常用的零件按其正常情況分類,把罕見的材料、不經常用到的材料和很難分類的材料,都合并到其他類中,可以減少用戶很多的工作量,并且使用效果不會受到影響,事半功倍,何樂而不為呢? 


四、變動屬性不應納入編號。


有些資料之某項屬性如果在未來有可能發生變動,則絕不可將該屬性納入編號中。否則,一但發生變動時,是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如物品的規格參數,責任部門,其它如客戶所屬之責任區,業務員的所屬區域...等等皆是如此。正確的方法,應將這些屬性另設獨立的欄位表達。


五、不要寄希望通過編碼信息反映物料的具體信息或全部信息。 


我們說的物料基本信息,一般包括兩部分內容,一是物料的種類信息,如包裝材料還是零件;另外一種是物料的具體信息,如其規格、尺寸、顏色、供應商等等。我們在物料編碼中,要把種類信息納入其中,而對于物料的具體信息不應該納入其中。 


有些用戶,喜歡把物料的供應商放入到編碼信息中去,如此的話,看到編碼就知道該下個哪個供應商。這看起來是蠻方便的,但是,實際上,會產生其他很多的錯誤。 


如當該零件有多個供應商時,則會需要編寫多個編碼,供應商越多,編碼越多;其次,當該零件多個供應商沒有區別,每個客戶都可以使用時,則編寫BOM會遇到麻煩,不知道用哪種零件為好,雖然,可以指定一個供應商為默認的供應商,其他的作為替代件來解決,但是,這也與企業實際管理有點差異,替代件的話,永遠會只在被替代件無法滿足需求的情況下,才會考慮。而有是企業需要進行供應商之間的平衡,若如此編碼,ERP系統就無法滿足企業的需要。 


可見,若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去,企業很可能會搬起石頭,砸自己的腳。一般情況下,只有客戶指定需要某個供應商的零件進行生產,才會考慮把這個供應商的信息放入到編碼中去(有時候,有些客戶會出于種種原因,如企業某個供應商是其子公司等原因,要求企業指定有某個供應商的零件),遇到這種情況,企業為了管理上的準確問題,可以把這些材料分離出來編一個新的料號,而不是將供應商信息編到物料編碼規則中。所以不要嘗試把供應商信息納入到物料的編碼規則中去。 


物料的其他信息,如顏色、規格等,也如同上面的例子,一般也是不納入物料編碼的規則為好。 


六、能用數定的不用字母,能用字母的不用漢字。 


打中文速度快,還是打英文速度快?當然是英文速度快。 


打中文準確率高,還是打英文準確率高?當然是打英文準確率高。 


中英文混輸快,還是光輸入英文或者中文速度快,并且準確呢?當然是后者快而準確。 


較之數字小鍵盤,數字在速度和準確率方面又更勝一疇


既然如此,我們為什么要在編碼中,加入幾個中文漢字呢? 


有些企業由于用戶的文化水平普遍不高,平時不怎么接觸英文,所以,在物料編碼時,他們希望通過利用中文來進行表示。這在實際工作中,非常的不方便。 


查詢時我們要求的就是快而準確,若我們在輸入編碼時,非常的費時,而且容易出錯,那我們要物料編碼還有什么意義呢 ?


七、在編碼信息中,避免使用特殊符號。 


編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號(只是為了區分編碼的段,而沒有任何含義),因為這些符號不便于電腦輸入,而且會使編碼太長;如果使用字母和數字混和編碼時,應避免使用字母O、I、Z等字母,以免書寫時與0、1、2相混淆;


八、長短應適中。 


物料編碼不應該太長,若太長的話,一方面是不容易記憶,要用戶記住一長串沒有互相沒有聯系的字符,是一件痛苦的事情,我們千萬不要把痛苦強加在用戶身上,不然,到最后,他會加倍的還給他們。另一方面,進行輸入查詢也比較麻煩。 


一般情況下,我們建議,編碼長度最好不要超過12位,若像身份證這樣18位的話,輸起來夠讓人頭疼的。 那如何能夠使得長度不超過12位呢?用戶可以從如下幾個方面考慮: 


1、在物料編碼中,編碼時,不要想把全部信息都納入其中。在上篇文章中,筆者也強調過,在編碼時,只要考慮物料的大中小類即可,如此的話,12位已經足夠使用;若把物料的顏色、尺寸、供應商等信息都包括進去的話,20位都不夠。 


2、在物料編碼時,每一為都要仔細考慮,這時候不要怕被別人說小雞肚腸。在滿足擴展性要求的基礎上,位數越少越好,能夠7位解決的,就不要用8位。別看只差一位數字,要知道物料編碼在ERP各個功能中都要用到。根據有人統計,一個采購員用戶在修改采購單、庫存查詢、對帳等操作時,平均每天需要用到的物料編碼都是數以百計的,有的更達到千次的使用率,若這么累積下來,看看一天要多輸多少字符,若每個編碼都節省一個字符的話,一個月下來,可以節省多少時間。 


3、可以為不同種類的物料設置不同的編碼長度。企業在設置物料編碼規則時,可以為不同的物料設置不同的長度,沒有必要為了統一而把一些無用的編碼加入其中。如企業某種物料的編碼至少要11碼,而有的物料只需要9碼,則為了追求統一,把這種物料的編碼加入兩位沒用的編碼,而達到11碼時,是沒有必要的。 


4、同類產品編碼務求統一。對于同一種產品的編碼,長度最好一致,這主要是出現在流水碼的問題上。如把01簡寫成1等,這些做法不是很合適。因為若長度一致的話,可以一目了然的發現一些簡單的錯誤,如漏寫一碼等明顯錯誤。 


九、應有防錯功能。 


各位對于身份證號碼應該都比較熟悉,如身份證號碼339005197805051818,18位為效驗位(識別碼),通過復雜公式算出,普遍采用計算機自動生成。所以,在編碼時,最好也能夠具有自動防錯功能。 


1、能夠根據類別等信息,自動判斷物料編碼的生成是否符合規則。這一般都是根據系統的功能加以區分。如把一材料分為零件、鋼制品、螺絲大中小三類,分別為L、G、L代表,則人工輸入編碼后,系統就會幫助用戶判斷該材料的大中小類別分別是什么,提醒用戶輸入是否準確。 


2、另外一種方法,就是根據身份證一樣,只要用戶按照前面的信息輸入相關的內容,ERP系統就會根據某種算法,生成一個校驗碼,并依附在原由的編碼后面,以保證物料編碼的準確性。 


ERP系統為什么要提供這個功能來保證物料編碼的準確性呢?為什么其他的內容沒有這個功能呢?其實很簡單,因為他們都深刻了解物料編碼準確性,對于ERP系統來說,是多么的重要。


十、應容易記憶。 


物料編碼是用來做什么的?是用來幫助用戶快速的查找物料的,若用戶不知道該編碼代表什么產品、代表哪類產品,那物料編碼也就失去了其意義。 


所以,物料編碼在編寫時,要考慮其如何才能快速被用戶了解并被他們接受。 


利用英文字母或者拼音字母結合阿拉伯數字使用,即方便記憶、理解,輸入又比較方便。


十一、對于原先的編碼,若發現問題時,要堅決拋棄。 


在企業上ERP系統前,或多或少都有了自己的編碼體制。但是,這些編碼體制很多都是不符合信息化系統的要求的,或者說,不符合編碼的原則。如對于同一種物料,不同的供應商就按不同的編碼來管理;物料全部按流水號進行編寫,沒有分類,連最基本的原材料跟成品都沒有區分,難以記憶;而因為沒有通過信息化軟件進行管理,導致的問題就是無法保證現有的物料編碼都是準確的,如一物二碼、二物一碼的情況都存在,為此,企業要特別注意,即使企業已經擁有編碼體系,對物料編碼也要進行一一梳理,一一核對其準確性。這么做,雖然比較花時間,但是,確是比較值得的。 


更糟糕的是,在ERP實施時,他們不聽顧問的建議,對物料進行重新編碼;而認為重新編碼要花費太多的時間跟精力,沒有人愿意做這件事情,寧可讓這些錯誤存在,也不愿意花力氣去重新整理。 


當這套編碼原封不動的用到ERP系統中后,結果就可以遇見了。最后沒辦法,只好全部返工,重新修改了編碼原則,并按新的編碼原則對物料進行編碼。


十二、兼容性。


建立本公司的物料編碼與主要客戶、重要供應商的編碼的對照關系,可以自由查詢、對照;為EDI及供應鏈協同建立橋梁。


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